C’est courant : des tableaux de bord figés depuis des années, que plus personne ne consulte. Et en réunion, vous abordez de nombreux sujets, des sujets essentiels, parfois urgents, mais les informations des tableaux de bord sont inutiles.
9 raisons pour lesquelles vos tableaux de bord ne servent à rien
Les informations sont déjà connues
Suivre les effectifs sur un tableau de bord n’a pas de sens : il n’y a pas d’embauche sans votre accord, si ?
Les données ne sont pas importantes
Enfin si, elles le sont, mais moins que ce qui vous préoccupe aujourd’hui.
Les informations sont trop nombreuses
Et vous vous dites que vous les regarderez plus tard, parce que pour le moment, il y a plus urgent.
Les données sont purement financières
Les indicateurs financiers ne sont que des résultats. Ils ne donnent pas d’informations concrètes. Pour comprendre, des investigations sont nécessaires.
Vous utilisez un document standard
Il a été mis en place par votre prédécesseur, ou par un professionnel, mais il ne correspond pas à vos besoins.
Les indicateurs n’indiquent pas comment résoudre le problème
Et bien si, les indicateurs devraient indiquer la source du problème.
Votre tableau de bord ne prend pas en compte les évolutions rapides
Votre environnement est turbulent et vous utilisez le même document depuis des années.
Ils sont difficilement lisibles
Une masse de chiffres en colonne et en lignes. Il faut du temps pour sélectionner l’information qui doit retenir votre attention.
Les informations font double emploi
Au fil du temps, des documents se sont ajoutés et personne n’a prêté attention au fait que les informations existaient déjà.
Vos indicateurs doivent être évolutifs, tournés vers l’action et vers l’amélioration permanente. Ils doivent être peu nombreux. Vous gagnerez du temps et de l’argent.
Ajoutez des indicateurs d’action et ça change tout
Dans la réalité, vous mettez en œuvre un plan d’actions qui produit des résultats. Si vous avez décidé d’augmenter votre chiffre d’affaires, vous avez peut-être décidé d’embaucher des commerciaux et vous connaissez le nombre de visites qu’ils doivent faire pour réaliser une vente. Mesurez le nombre de visites de vos commerciaux et le nombre de ventes. Pour toute mesure, il doit y avoir un indicateur d’actions et un indicateur de résultat.
Décidez de vos objectifs
Vos objectifs, vous les définissez au moins une fois par an, au moment du budget, mais ça ne suffit pas. Vous avez aussi défini un plan d’action et vos responsables savent ce qu’ils ont à faire. Mais qui a dit que vous ne pouviez pas changer d’objectifs ? Revoyez vos objectifs chaque fois que c’est nécessaire. Le monde bouge, et si certaines entreprises abandonnent le budget annuel pour des prévisions glissantes à plus court terme, c’est pour s’adapter aux fluctuations économiques.
Résoudre des problèmes
Pour résoudre des problèmes, utilisez avec votre équipe des outils simples, les 5 pourquoi ou le diagramme d’Ishikawa. Une fois que vous avez trouvé les sources principales du problème, mettez un plan d’action en œuvre et mesurez les actions et les résultats.
La présentation des tableaux de bord
Ils doivent être simples et rapides à comprendre. Evitez les graphiques Excel trop compliqués : des courbes et des barres en disent souvent plus long que des graphiques de surface ou des graphiques en forme de radar.
Supprimez impitoyablement ce qui ne sert à rien
C’est sans doute le plus difficile parce que nous avons peur de passer à côté d’une information importante. D’autres outils de pilotage doivent vous alerter. Réserver les tableaux de bord à des objectifs essentiels qui nécessitent des réactions rapides.
Décloisonnez et communiquez
Tous les responsables doivent être concernés par les objectifs que vous avez fixés. Il faut éviter que le seul responsable d’un service travaille sur un sujet. Si vos clients sont livrés en retard, le responsable de la logistique peut difficilement résoudre des problèmes de règlements fournisseurs.
Aucun tableau de bord n’est standard
C’est ce qui en fait la difficulté, la richesse aussi. Votre entreprise est unique, votre tableau de bord doit être unique.